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Acta
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Documento que contiene la relación escrita de lo sucedido, tratado o acordado en una junta. Es el documento que hace constar y da testimonio del orden cronológico de los asuntos tratados.
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Actividad
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Tarea realizada durante el trámite, que en conjunto conforman un procedimiento administrativo. Una actividad puede ser ejecutada en una o varias áreas de la organización.
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Anexar Documento
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Adjuntar un documento a un expediente o según el movimiento del trámite.
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Área
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Lugar específico de la institución donde se realizan una o varias funciones específicas.
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Área-Sede
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Área de la organización que se encuentra en una sede específica.
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Articulación de Planes
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Los Planes de Desarrollo Concertados (largo plazo) elaborados a nivel regional, provincial y distrital se articulan directamente con los Planes de Desarrollo Estratégicos o Institucionales (mediano plazo) a través de los objetivos estratégicos y las actividades y proyectos plasmados en estos instrumentos de gestión. El Presupuesto Participativo se construye en el marco de dichos criterios y conforme la priorización de las actividades y proyectos como resultado del Proceso Participativo.
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Articulación Horizontal o Transversal.
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Cuando los actores e instituciones que operan dentro de un mismo ámbito o circunscripción armonizan sus propuestas y acciones; esta articulación se expresa en los planes de desarrollo y en los presupuestos institucionales de cada ámbito territorial.
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Articulación Vertical o Longitudinal.
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Permite vincular a actores e instituciones de varios niveles de gobierno para que se involucren en propuestas de acciones que requieren de su participación conjunta ya sea para abordar una temática específica (salud por ejemplo) o para ver de manera integral los retos del desarrollo.
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Caducidad
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La caducidad extingue el derecho y la acción correspondiente (artículo 2003° del Código Civil).
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Categoría de Procedimientos Administrativos
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Categoría en el que se encuentra clasificado el procedimiento administrativo según el tipo de trámite que se requiera.
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Componente
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Elemento que forma parte de un proyecto o parte de un proyecto que, junto con otros, la compone
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Contrato
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Acuerdo de voluntades, verbal o escrito, manifestado en común entre dos o más personas con capacidad (partes del contrato), que se obligan en virtud del mismo, regulando sus relaciones relativas a una determinada finalidad o cosa, y a cuyo cumplimiento pueden compelerse de manera recíproca, si el contrato es bilateral, o compelerse una parte a la otra, si el contrato es unilateral.
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Courier
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Para efectos del sistema de trámite, cuando un documento es derivado al destinatario Courier, es porque está enviando un documento que va ser despachado a través de la mensajería fuera de la institución, el mismo que sale en original más un cargo el cual posteriormente regresará para su archivo correspondiente.
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CRI
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Comité Regional de Inversiones.
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Destinatario
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Persona a la cual va destinada el documento de trámite.
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DGPP
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Dirección General de Presupuesto Público
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Dimensión
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Dato que nos permiten filtrar, agrupar o seccionar la información.
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Documento
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Testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnéticos, películas, fotografías, etcétera) en lengua natural o convencional. Es el testimonio de una actividad humana fijada en un soporte.
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Efectividad
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El concepto de Efectividad complementa el análisis de impacto y permite establecer cierta categorización de productos con respecto al cambio social esperado. Se propone entender por efectividad la relación existente entre un producto y la variación provocada en la situación social (producto-resultado).
Se califica como efectivo un servicio o acción de gobierno cuando su incidencia en la consecución del objetivo de cambio social establecido sea alta. De hecho, es la medida última de la política pública y de la acción de gobierno.
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Eficacia
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Desde el punto de vista de la Gestión por Resultados, la eficacia es un requerimiento imprescindible pero insuficiente, dada la importancia que está adquiriendo la búsqueda de eficiencia, o sea, la consideración por el costo. Probablemente sea el concepto más exigido y con más tradición en el ámbito del buen hacer organizativo. En la acepción correcta, se trata de conseguir el objetivo sin reparar en los medios.
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Eficiencia
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En el enfoque de Gestión por Resultados, la interacción sobre la que trabaja la eficiencia es aquella entre el bien producido y los recursos consumidos, es decir, entre la producción realizada y el presupuesto.
La variable más importante para dar respuesta a una de las principales exigencias de la ciudadanía: hacer más con menos, es el costo unitario de producción, aunque su cálculo es una de las mayores debilidades de la gestión pública, específicamente de los sistemas de información contable.
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Estado de Documento
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Situación en la que se encuentra el documento durante el proceso de trámite.
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Estado de Expediente
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Situación del expediente durante el trámite correspondiente.
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Estado de Trámite
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Situación en la que se encuentra el trámite procesado ya sea interno o externo.
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Evaluación
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Evaluación puede conceptualizarse como un proceso dinámico, continuo y sistemático, enfocado hacia los cambios de las conductas y rendimientos, mediante el cual verificamos los logros adquiridos en función de los objetivos propuestos. Esta esfera se enlaza con el análisis del resultado en relación con los objetivos de gobierno y evaluación de impactos y consistencia.
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Evaluación Comprehensiva del gasto
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Evalúa en el marco de las definiciones estratégicas de la institución. Considera diseño, gestión, resultados a nivel de producto y el uso de los recursos institucionales. Permite detectar inconsistencias, vacíos de política, duplicaciones, problemas de coordinación.
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Evaluación de Impacto
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Aplica metodologías estándar de evaluación de impacto: diferencias en diferencias, matching, variables instrumentales, aislando efectos externos al programa. Incluye recopilación de información de base (encuestas, grupos de foco). Evalúa principalmente resultados de mediano y largo plazo
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Evaluación del Desempeño
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Conceptualmente la evaluación, se inserta en el marco teórico del análisis de las políticas públicas, en la medida que ésta persigue producir información que tenga alguna relevancia con la toma de decisiones política-administrativas, información útil que permita resolver problemas concretos (Ballart, 1992).
La Evaluación de la Gestión es la “medición sistemática y continua en el tiempo de los resultados obtenidos por las instituciones públicas y la comparación de dichos resultados con aquellos deseados o planeados, con miras a mejorar los estándares de desempeño de la institución” (OCDE/PUMA 1998).
“Evaluación es la medición sistemática de la operación o impacto de un programa o política pública, comparada con estándares implícitos o explícitos en orden a contribuir a su mejoramiento” (Weiss, 1998).
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Evaluación Programática
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Se basa en la metodología de marco lógico. Se analiza ordenamiento, consistencia y cumplimiento de metas operativas del programa. Evaluación con información secundaria disponible en las instituciones. Evalúa principalmente resultados a nivel de producto (corto plazo)
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Expediente
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Un expediente es una herramienta administrativa utilizada en organismos de gobiernos de varios países de habla hispana. En cada país su definición difiere ligeramente, aunque mantienen la misma finalidad en todos los casos: reunir la documentación necesaria para sustentar el acto administrativo.
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Expediente
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Un expediente es una herramienta administrativa utilizada en organismos de gobiernos de varios países de habla hispana. En cada país su definición difiere ligeramente, aunque mantienen la misma finalidad en todos los casos: reunir la documentación necesaria para sustentar el acto administrativo.
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Expediente técnico
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El expediente técnico es el instrumento elaborado por la entidad licitante para los fines de contratación de una obra pública.
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Extranet
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Extensión de un sistema de información de la empresa para los socios que están afuera de la red.
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Factibilidad
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Disponibilidad de los recursos necesarios para llevar a cabo los objetivos o metas señalados de un proyecto.
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Gestión por Resultados (GpR)
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No se debe perder de vista que la GpR es un instrumento de gestión de “segundo piso”, ya que su función es la de permitir la integración de un conjunto de herramientas de gestión en un sistema coherente y conectado a lo largo de todo el ciclo, que integre todos sus componentes.
La GpR permite identificar con relativa facilidad las debilidades de un sistema de gestión, sin que ello signifique que superarlas sea su responsabilidad exclusiva y que sea una tarea sencilla. Por tanto, es indispensable que se conjuguen una serie de factores que permitan comprender las posibilidades reales de avance en la implementación de esta herramienta en un escenario determinado.
Supone la revisión de todo el sistema de gestión y su adaptación a esta nueva cultura. Se trata de una transformación profunda y de largo alcance. Por tanto, es necesario iniciar el proceso desde esta perspectiva y con este compromiso.
La GpR se orienta a mejorar la capacidad de las organizaciones públicas para alcanzar los objetivos de gobierno, lo cual requiere el apoyo y compromiso de los funcionarios políticos del más alto nivel, sobre todo, para formular objetivos que sean viables y manejables mediante la GpR. La implementación de la GpR conlleva un cambio fundamental en las maneras de pensar, actuar y administrar del Sector Público.
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Hoja de Envío
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Es una hoja de ruta que se adjunta a los documentos externos que ingresan a la institución, el mismo que contiene todos los datos de origen del documento, como la fecha de ingreso del documento, el asunto, la categoría del documento, el procedimiento administrativo, el silencio (positivo o negativo, cuando es un procedimiento administrativo), el plazo de atención del documento, etc.
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Idea
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Una idea (del griego ?d?a, de eidon, ‘yo ví’) es una imagen que existe o se halla en la mente. La capacidad humana de contemplar ideas está asociada a la capacidad de raciocinio, autorreflexión, la creatividad y la habilidad de adquirir y aplicar el intelecto. Las ideas dan lugar a los conceptos, los cuales son la base de cualquier tipo de conocimiento, tanto científico como filosófico. Sin embargo, en un sentido popular, una idea puede suscitarse incluso en ausencia de reflexión, por ejemplo, al hablar de la idea de una persona o de un lugar.
Impacto
El concepto de Impacto es específico de la gestión pública. La empresa privada no se interesa hasta ese punto por el resultado de su actuación. El concepto de impacto permite considerar en el análisis, y por tanto en el diseño de las políticas públicas, la relación causa-efecto entre la producción realizada y el cambio social provocado.
Se trata de uno de los principales retos de la gestión pública y, específicamente, de la GpR, ya que establecer las relaciones entre el producto y el objetivo de cambio social es difícil.
Es importante remarcar, sin embargo, que no siempre es así y que se puede establecer una relación directa entre el grado de dificultad para valorar el impacto y la distancia causal o temporal entre el producto y los efectos que tiene sobre la situación social.
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Indicador
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Medida utilizada para determinar el éxito de un proyecto o una organización. (instrumento que permite medir una variable cuantitativa o cualitativa)
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Intranet
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Conjunto de Sitios Web que están instalados en la red interna de una institución o empresa y que permiten mostrar datos o documentos a cualquiera de los computadores conectados a ella.
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Inversión
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Desembolso de recursos financieros para adquirir bienes concretos durables o instrumentos de producción, denominados bienes de equipo, y que la empresa utilizará durante varios años para cumplir su objeto social.
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Meta
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Es el fin u objetivo del proyecto o parte del proyecto.
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Misión
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Motivo, propósito, fin o razón de ser de la existencia de una empresa u organización porque define lo que pretende cumplir en su entorno o sistema social en el que actúa, lo que pretende hacer, y el para quién lo va a hacer; y es influenciada en momentos concretos por algunos elementos como: La historia de la organización, las preferencias de la gerencia y/o de los propietarios, los factores externos o del entorno, los recursos disponibles, y sus capacidades distintivas.
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Municipalidad
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Organización que se encarga de la administración local en un pueblo o ciudad.
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Notificación
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Fuera de lo que realmente significa la notificación, para el sistema de trámite documentario, podríamos entender que tiene el mismo procedimiento que el descrito para Courier, porque las notificaciones son canalizadas por el Courier.
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Objetivo Específico
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Enunciado proposicional desagregado, desentrañados de un objetivo general, que sin excederlo, lo especifica.
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Objetivo Estratégico
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En general, ésta es ya una práctica habitual en el diseño de los planes de gobierno, entre otras causas, porque es allí donde su acción se legitima ante la ciudadanía. Los Objetivos Estratégicos dependen de la decisión de cada gobierno y se definen, fundamentalmente, como aspiraciones de cambio social.
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Observatorio
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Es un órgano adscrito a entidades públicas, privadas o empresariales, cuyo principal objetivo es el seguimiento y el análisis de sectores económicos productivos, sociales, entre otros, a través de medios como la información. Elabora, recoge, sintetiza y sistematiza indicadores, elabora estudios, y ofrece servicios informativos y de actualidad sobre Sociedad de la Información.
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Pasar Expediente
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Se refiere cuando un expediente ya fue procesado en un área y es transferido a la siguiente área según el trámite.
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PDRC
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Plan de Desarrollo Regional Concertado. Instrumento de base territorial y de carácter integral, orientador del desarrollo regional o local y del presupuesto participativo. Contiene los acuerdos sobre la Visión de Desarrollo y Objetos Estratégicos de mediano y largo plazo, en concordancia con los planes sectoriales y nacionales.
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Persona
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Participante del proceso de trámite, ya sea interno (trabajador) como externo (ciudadano).
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PIA
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Presupuesto Institucional de Apertura.
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PIM
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Presupuesto Institucional Modificado.
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Plan Estratégico
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Documento en el que los responsables de una organización reflejan cual será la estrategia a seguir por su compañía en el medio plazo
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Plan Operativo
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Documento oficial en el que los responsables de una organización (empresarial, institucional, no gubernamental, etc.) o un fragmento de la misma (departamento, sección, delegación, oficina, etc.) enumeran los objetivos y las directrices que deben marcar el corto plazo.
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Planeamiento
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Tener uno o varios objetivos a realizar junto con las acciones requeridas para concluirse exitosamente.
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Planificación
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Planificar significa anticipar el curso de acción que ha de adoptarse con la finalidad de alcanzar una situación deseada. Tanto la definición de la situación deseada como la selección y el curso de acción forman parte de una secuencia de decisiones y actos que realizados de manera sistemática y ordenada constituyen lo que se denomina el proceso de planificación.
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Planificación Estratégica
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Facilita la construcción de la Visión, la Misión institucional, y la elaboración de objetivos estratégicos. Exige al grupo organizado precisar lo que quiere “Ser y Hacer” en el largo plazo
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Planificación Operativa
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Establece con claridad las actividades y metas que se deben alcanzar en el corto plazo para garantizar el logro de los objetivos.
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Planificación Programática
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Establece las estrategias y tácticas las cuales nos permitirán alcanzar los objetivos estratégicos. Es necesario destacar que el nivel programático se convierte en el puente que articula el nivel estratégico con el nivel operativo.
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Pre-Inversión
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Fase preliminar para la ejecución de un proyecto que permite, mediante elaboración de estudios, demostrar las bondades técnicas, económicas-financieras, institucionales y sociales de este, en caso de llevarse a cabo.
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Presupuesto Participativo
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Herramienta de democracia participativa o de la democracia directa que permite a la ciudadanía incidir o tomar decisiones referentes a los presupuestos públicos, generalmente sobre el presupuesto municipal.
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Presupuesto Por Resultados
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Esquema de presupuestario que integra la programación, formulación, aprobación, ejecución y evaluación del presupuesto en una visión de logro de resultados a favor de la población, retroalimentando los procesos anuales para la reasignación, reprogramación y ajustes de las intervenciones.
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Prioridad
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Elemento cualitativo que determina la máxima preferencia del movimiento de un trámite.
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Procedimiento Administrativo
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Conjunto de actos y diligencias tramitados ante las entidades, conducentes a la emisión de un acto administrativo que produzca efectos jurídicos individuales o individualizables sobre intereses, obligaciones o derechos de los administrados (Artículo 29º de la Ley N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General).
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Programa
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Cartera de Proyectos.
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Provincia
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Entidad subnacional por lo general inmediatamente inferior al Estado
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Proyecto
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Esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único.
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Región
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División política del territorio de un Estado a partir del espacio regional definido según los criterios establecidos oficialmente, que generalmente pueden ser caracteres étnicos, demográficos, históricos, culturales, económicos o circunstancias especiales de clima, relieve o topografía, administración, gobierno, etc.
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Remitente
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Persona que envía un documento de trámite hacia un destinatario.
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Requisitos De Trámite
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Conjunto de documentos necesarios para que el trámite solicitado pueda entrar en proceso.
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Resolución Administrativa
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Constituye el medio que da por terminado el procedimiento administrativo. Se expide en mérito a los actuados en un procedimiento administrativo, debe cumplir con todos los requisitos de validez señalados en la Ley 27444.
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Retornar Expediente
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Cuando el expediente regresa al área anterior debido a alguna revisión o error.
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Ruta De Expediente
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Conjunto de actividades y áreas donde se ha procesado el expediente.
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Satisfacción
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Concepto suficientemente conocido, no tiene la relevancia que se le suele conceder en el sector privado, al menos en su acepción de satisfacción individual del consumidor.
El carácter colectivo del valor público, la existencia de limitaciones u obligaciones normativas y la separación de los roles entre usuario y beneficiario, no permiten conceder el valor que se le otorga al concepto de satisfacción en el mercado privado.
Ello no debe significar que no se aspire a que la acción del sector público genere altos niveles de satisfacción individualizada de parte de los ciudadanos/usuarios.
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SEACE
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Sistema Electrónico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado.
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Sector
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Concepto urbanístico que designa a una división espacial en una ciudad.
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Seguimiento Proyectos
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Supervisión continua o periódica de la ejecución de un proyecto para asegurarse de que se desarrolla de acuerdo al plan previsto.
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SIAF
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Sistema Integrado de Administración Financiera del Estado.
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SIR
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Sistema de Información Regional.
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SISPLAR
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Sistema de Planeamiento Regional.
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SNIP
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Sistema Nacional de Inversión Pública.
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Tipo De Documento
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Clasificación dada a los documentos de trámite. Por ejemplo: Carta, Oficio, Memorándum, etc
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Trabajador
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Persona que con la edad legal suficiente, y de forma voluntaria presta sus servicios retribuidos.
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Trámite
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Trámite es la gestión o diligencia que se realiza para obtener un resultado, en pos de algo, o los formulismos necesarios para resolver una cosa o un asunto. Habitualmente los trámites se realizan en las administraciones públicas y en menor escala en el sector privado, los mismos son de diversas índoles, el ciudadano tiene que hacer trámites en forma permanente para desenvolverse en una sociedad organizada, es por ello que existen muchos organismos públicos creados a tal fin.
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Trazabilidad
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Es un documento que contiene toda la información relativa a los procedimientos y trámites administrativos que el público usuario debe realizar para obtener alguna información o servicio de las entidades públicas. El TUPA 2010 fue aprobado mediante Resolución Jefatural N° 857-2010-JNAC/RENIEC del 29 de Setiembre del 2010.
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TUPA
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Tener uno o varios objetivos a realizar junto con las acciones requeridas para concluirse exitosamente.
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Ubigeo
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Identificador numérico único que se asigna a cada ámbito político administrativo del país para identificar al departamento, provincia y distrito
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Usuario
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Personas que se conectan al sistema para hacer uso de los servicios que este les proporciona.
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Variable
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Característica que al ser medida en diferentes individuos es susceptible de adoptar diferentes valores
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Visión
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Camino al cual se dirige la empresa a largo plazo y sirve de rumbo y aliciente para orientar las decisiones estratégicas de crecimiento junto a las de competitividad.
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Zona de Desarrollo
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Aquellas áreas de tratamiento diferenciado en función de objetivos territoriales específicos, entre los que prevalecen el aprovechamiento de recursos naturales para la expansión productiva y la generación de empleo con fines desconcentradores. Es un instrumento para impulsar a corto plazo el desarrollo socio-económico de aquellas áreas, cuyas características físico naturales, geopolíticas, condiciones de habitabilidad y potencialidades dentro del ámbito de influencia de los ejes de desarrollo delimitados estratégicamente.
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